第一章总则

第一条 为加强我校视频会议系统的使用、管理和维护，确保网络视频会议规范、优质、高效、安全运行，提高视频会议系统的使用效率，根据国家教育部视频会议系统的使用管理规范及相关法律法规和规范性文件，结合我校实际，特制定本办法。

第二条 视频会议系统主要承担国家教育部、校级重要视频会议和学校各校区间的各种视频会议工作任务。

第二章组织管理

第三条 合肥工业大学视频会议系统由党政办公室、信息化建设与发展中心、总务部物业服务中心和宣城校区管委会等单位分工负责管理。

第四条 党政办公室负责国家部委、安徽省和校级多校区视频会议的统筹协调及组织实施；督促有关部门做好视频会议的技术保障和有关服务工作；协调处理视频会议管理中的其它重要事项等。

第五条 信息化建设与发展中心负责线上视频会议的统筹管理及组织工作，审批学校各二级单位申报的视频会议申请；协调督促有关部门做好视频会议的技术保障和有关服务工作；协调处理视频会议系统建设和管理中的其它重要事项等（包括视频会议系统网络、主控设备等技术设施的日常管理维护；拟订视频会议操作规范并组织实施；安排专业人员负责会前、会中、会后的相关技术保障；做好视频会议数据存储、归档；组织技术人员开展必要的专业培训等。

第六条 屯溪路校区和翡翠湖校区物业服务中心负责视频会议系统线下会议的日常使用和管理。

第七条 宣城校区管委会负责宣城校区视频会议系统及设备的管理与维护工作。

第八条 各类视频会议的主办单位应在会议召开前将会场设置要求、系统联调测试时间、主会场的技术支持电话和联系人等事项通报信息化建设与发展中心，信息化建设与发展中心根据会议要求做好相应的技术保障工作。

第九条 召开校内视频会议，会议主办单位必须按照规定程序提交申请。学校各二级单位召开校内网络视频会议，必须至少提前三天向信息化建设与发展中心提交《合肥工业大学视频会议使用申请表》，登记会议名称、主办单位、会议类别、时间、地点等信息。信息化建设与发展中心审批同意后做好相关会议准备工作。

第十条 视频会议因故推迟或取消，主办单位应及时告知信息化建设与发展中心，并履行相关手续。

第三章视频会议系统使用流程

第十一条 视频会议应当严格按照操作程序和规范要求进行技术操作。

（一）视频会议召开之前，各分会场应按照会议要求全程参加会前的联调测试。

（二）视频会议开始前30分钟，应完成视频会议系统技术参数的配置，主会场和各分会场系统应进入就绪状态。

（三）会议期间，视频会议系统操作人员必须坚守岗位。主会场视频会议系统操作人员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况。各分会场应实时监控设备运行状况，随时与主会场保持联系，保障声音图像质量。

（四）视频会议系统的相关设备必须专机专用，不得挪作他用，并指定专人负责管理和维护。会议期间，除视频会议操作人员之外，其他人员一律不得进入设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备。

（五）会议结束后，由主会场统一中断会议连接；各分会场在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。

（六）分会场设备或网络出现故障，应及时排除，并向主会场报告。如暂时无法解决，主会场可为其提供会议录像资料。各分会场技术操作人员要做好视频会议系统使用情况的记录，并及时将有关问题报告主会场。

第十二条 视频会议主办单位要会同信息化建设与发展中心认真做好会议视频数据的存储、归档管理及保密工作。未经批准，不得擅自对外公布有关信息。

第四章附则

第十三条 本办法由校网络安全与信息化建设领导小组办公室负责解释。