第一章 总则
第一条 为规范学校电子邮箱的使用和管理，保障学校电子邮件系统安全高效运行，根据《中华人民共和国网络安全法》《互联网信息服务管理办法》和《互联网电子邮件服务管理办法》等有关法律法规，结合我校实际，特制定本办法。
第二条 电子邮件系统。电子邮件系统是由学校统一建设管理和运维，为在职教职工、在校学生、毕业校友和校内各单位（以下统称为用户）免费提供互联网电子邮件服务的公共服务信息系统，互联网域名为email.hfut.edu.cn。未经批准，学校各单位不得自行单独建设电子邮件系统。
第三条 电子邮箱。电子邮箱是由学校电子邮件系统为用户提供的用于工作与学习交流的电子信息空间。电子邮箱分为个人邮箱和单位公用邮箱，个人邮箱是指分配给在职教职工、在校学生和毕业校友使用的电子邮箱；单位公用邮箱是指经校内单位申请，分配给校内单位用于处理学校公务的电子邮箱。
第四条 电子邮箱的地址。教师个人和单位用户的电子邮箱地址为“用户名（或别名）@hfut.edu.cn”，学生用户的电子邮箱地址为“用户名（或别名）@mail.hfut.edu.cn”，校友用户的电子邮箱地址为“用户名（或别名）@xy.hfut.edu.cn”。其中，教师和学生邮箱的用户名为校园信息ID号，校友邮箱、单位公用邮箱的用户名与别名相同，别名为用户按照电子邮件系统规则设置的具有一定含义的字符串。
第五条 电子邮箱所有权与使用权。电子邮箱仅提供给学校在职教职工、在校学生、毕业校友和校内单位使用，不接受其他人员或单位申请。电子邮箱所有权属于合肥工业大学，电子邮箱用户拥有使用权。
第二章 职责与分工
第六条 各单位职责和分工。内容如下：
（一）信息化建设与发展中心
负责电子邮件系统的建设、管理和运维；
负责电子邮件系统的安全防护；
负责为电子邮箱用户提供开通、终止、咨询及异常问题处理等服务；
负责电子邮箱使用的监督和检查。
（二）全校各单位
负责其主管业务领域及本单位范围内电子邮箱使用的监督检查，及时纠正未正确使用学校电子邮箱的情况。
第七条 电子邮箱用户责任。严格遵守相关法律法规及本办法正确使用电子邮箱，自觉维护个人邮箱或作为责任人的单位公用邮箱的安全。
第三章 电子邮箱的开通、暂停和终止
第八条 个人邮箱开通。在岗在编教职工和学籍在我校的新生入校后可通过信息门户开通一个个人邮箱。师生的个人邮箱采用实名登记，自助开通；用户数据来源为学校基础数据库中的人事基础数据和学生基础数据。开通校友邮箱，需校友本人向学校校友会提交申请，校友会审核通过后，由信息化建设与发展中心开通邮箱。
第九条 个人邮箱暂停。用户连续六个月未登录的个人邮箱将被视为无人使用邮箱，将被暂停使用。
第十条 个人邮箱终止与注销。师生个人邮箱的用户状态与学校基础数据库保持同步。用户状态符合以下情况的，进入过渡期：
教职工因离职、合同期满不再续聘等原因从学校基础数据库中删除的；
学生因毕业、退学等原因离开学校的。
过渡期为三个月。过渡期内用户可继续使用其名下的个人邮箱处理未尽事宜；过渡期满后，学校将停止该用户一切电子邮件服务并注销该邮箱，相关用户信息和邮件数据将被删除。
第十一条 单位公用邮箱申请。因工作需要，校内单位可申请用于处理公务的公用邮箱。公用邮箱申请时应当明确用途、使用时限、责任人，在申请单位向信息化建设与发展中心履行相关申请手续后方可办理开通。公用邮箱的责任人必须为学校在岗在编教职工，使用时限原则上不超过一年。
第十二条 单位公用邮箱延期及终止。单位公用邮箱使用期限到期前的3个月内，责任人可向信息化建设与发展中心申请延长使用期限，每次延期原则上不超过一年。公用邮箱使用期满后立即终止。
第十三条 电子邮箱终止与注销。电子邮箱终止后，所有功能停止服务，用户信息及电子邮件数据继续保存三个月。三个月后，电子邮箱将被注销，用户信息和电子邮件数据将被删除。
第四章 电子邮箱使用管理
第十四条 个人邮箱使用管理。在职教职工以学校教职工身份履行职务时，如参与教学、科研或管理服务等活动（以下简称公务活动），原则上必须使用学校个人邮箱。在校学生以学校学生身份在学习、科研及对外交流等活动中应使用学校个人邮箱。用户不得将个人邮箱以任何形式交由他人使用。
第十五条 单位公用邮箱使用管理。校内各单位使用电子邮件面向教职工和学生发送通知等信息时，应使用学校公用邮箱。各单位应指派专人负责本单位公用邮箱的邮件收发与日常管理，严禁将邮箱授权给未登记备案人员使用或转让给其他单位使用，不得使用公用邮箱从事非学校公务活动。
第五章 电子邮件系统运维管理
第十六条 电子邮件系统日常运维。信息化建设发展中心指定专人作为电子邮件系统管理员，负责电子邮件系统的运维管理，主要职责包括：
负责电子邮件系统软硬件基础设施的日常管理和维护；
负责电子邮件系统的各类参数及策略设置、账户管理、运行监控及故障处理等管理与维护；
负责电子邮件系统数据的周期性备份和恢复；
负责电子邮件系统的安全防护，防范电子邮件系统安全风险；
负责处理电子邮箱用户反馈的各类技术问题。
第十七条 电子邮件系统运行保障。电子邮件系统因更新等原因计划性停止服务时，应至少在停止服务前24小时通知电子邮箱用户；因故障等原因非计划停止服务时，应在2小时内通过有效渠道公告故障原因及预计恢复时间
第十八条 电子邮件系统数据备份。电子邮件系统数据应进行周期性备份，并确保备份数据的有效性和恢复后可用性。电子邮件系统的数据备份仅用于系统恢复，不得用于其他用途。
第六章 电子邮箱及电子邮件系统安全
第十九条 电子邮箱密码要求。为保证系统安全，电子邮箱密码必须符合电子邮件系统设置的强度规则并按要求定期更换。
第二十条 电子邮箱账号和密码维护。电子邮箱用户应妥善保管所使用的电子邮箱账号和密码，并对使用其电子邮箱开展的所有活动负责。遺忘密码时，可通过电子邮件系统提供的密码找回功能进行找回，或持本人有效证件和校园卡至信息化建设与发展中心用户服务窗口进行人工重置。如发现他人未经许可使用其电子邮箱时，应立即通知信息化建设与发展中心处理。
第二十一条 电子邮箱使用行为规范。电子邮箱用户必领遵守《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》等计算机及互联网相关的法律法规。遵守使用电子邮件服务的网络协议、规定、程序和惯例，不得利用电子邮箱发送钓鱼邮件、垃圾邮件或商业广告邮件，不得利用电子邮件散布电脑病毒、木马软件、间谍软件等恶意软件干扰网络服务。
禁止利用电子邮箱从事以下活动：
反对宪法所确定的基本原则的；
危害国家安全，泄露国家秘密，颠覆国家政权，破坏国家统一的；
损害国家荣誉和利益的；
煽动民族仇恨、民族歧视，破坏民族团结的；
破坏国家宗教政策，宣扬邪教和封建迷信的；
散布谣言，扰乱社会秩序，破坏社会稳定的；
散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的；
侮辱或者诽谤他人，侵害他人合法权益的；
含有法律、行政法规禁止的其他内容的；
损害学校利益的。
第二十二条 电子邮箱使用违规行为处置。信息化建设与发展中心有权采取必要的技术措施，预防和阻止违规使用电子邮箱的行为。
第二十三条 电子邮件隐私安全。除法律、法规规定的情形外，任何人不得以任何方式私自査阅、截获、监控他人邮件，也不得向第三方提供电子邮箱用户信息与数据。
公安机关、检察机关或有关部门依照法律规定的程序需对电子邮箱通信内容进行检查时，应由信息化建设与发展中心报请分管保卫和信息化工作的校领导批准后，由信息化建设与发展中心配合执行。
第七章 责任追究
第二十四条 违规处置与责任追究。对于违反本方法有关规定的单位或个人，暂停其电子邮箱使用权并责令改正；拒不改正的，终止其电子邮箱使用权并对相关单位或个人进行约谈或通报批评；对因邮箱使用不当造成学校损失、产生不良影响并触犯法律的，移交国家有关机关处理。
第二十五条 个人电子邮箱过渡期责任。电子邮箱用户在过渡期利用其名下电子邮箱从事损害学校利益或对学校造成不良影响的活动，其一切后果由本人自行承担。
第二十六条 单位公用邮箱违规使用责任追究。对校内单位违规向校外人员分配单位公用邮箱使用权，将暂停其电子邮箱使用权并责令改正；拒不改正的，终止其使用单位公共邮箱并对单位邮箱责任人进行约谈或通报批评；对因单位公共邮箱使用不当造成学校损失、产生不良影响并触犯法律的，移交国家有关机关处理。
第八章 附则
第二十七条 本办法由校网络安全与信息化建设领导小组办公室负责解释。
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